Делопроизводство в строительной организации

Грабовенко Алена Анатольевна / GrabovenkoAlenaAnatolievna – магистр,

АНО ВПО Московский гуманитарный университет, делопроизводитель,

ООО «Мангзея Девелопмент»

Аннотация: в статье дается краткий обзор делопроизводства, видов делопроизводства, описывается один из способов внедрения электронного делопроизводства в строительной компании, создание административно-договорного отдела.

Abstract: The article presents brief overview of documentation management, types of documentation management, describes one of approached to introduce electronic documentation management in construction Company, establishment of an administrative – contractual department.

Ключевые слова: делопроизводство, строительство, административно-договорной отдел, договора.

Keywords: Documentation management, construction, administrative and contractual department, contracts.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Очень сложно имея множество документов контролировать их, отслеживать на какой стадии они находятся, у кого согласовываются и где хранятся, кто ответственный за оригинал. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.