Делопроизводство в строительной организации

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации сталкиваются с проблемой выбора методов автоматизации.

При выборе формул организации делопроизводства и метода автоматизации следует учитывать несколько факторов:

Средние строительные организации (предприятия) с численностью работающих от 101 до 500 человек чаще имеют линейно-функциональную организационную структуру и здесь целесообразно использовать централизованную форму организации делопроизводства.

При централизованной форме все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении. В данном случае появляется возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. В зависимости от численности организации, вида деятельности, кол-ва работы (заключенных договоров) мы решаем – нужен ли нам административно-договорной отдел (либо специалист по административно-договорной работе) или нет.

На мой взгляд, создание такого отдела или службы из 2-3 человек и приобретение специализированной программы (например 1С Документооборот) является одним из эффективных способов использования автоматизированной системы делопроизводства в такой строительной организации.

Персонал отдела, имея определенную программу и навыки работы с ней, будет работать с такими документами как:

1. Входящие и исходящие документы (регистрировать, знакомить с этим документом исполнителя по резолюции ответственного лица и контролировать исполнение входящих документов, согласовывать, утверждать, регистрировать и отправлять исходящие документы).
2. Договора (создание файла, контроль внутреннего согласования, контроль подписания, отслеживание продления или расторжения договора, наличие дополнительных соглашений и связь между ними).
3. Приказы (создание, регистрация, согласование, контроль подписания).
4. Служебные записки (создание, регистрация, контроль подписания).