Делопроизводство в строительной организации

Не стоит забывать, что у каждой организации свои правила подписания и согласования тех или иных документов, поэтому привязка документов между собой будет очень хорошо показывать их связи либо преемственность.

Например, при заключении договора нужно провести полную процедуру:

1.      Проведение тендера (либо служебная записка с визой первого руководителя о необходимости заключения договора).
2.      Создание договора (либо контрагентом, либо специальным отделом организации).
3.      Процесс согласования.
4.      Подпись.
5.      Отправка договора на подпись контрагенту.
6.      Получение оригинала договора.

     И все эти стадии сотрудник ДОУ контролирует, отслеживает, вносит в программу и связывает. Служебная записка о проведении тендера должна быть связана с договором, (отслеживается причина заключения договора именно с этой компанией), подписанный с двух сторон договор должен быть отсканирован, необходимо ознакомить сотрудников с ним. Все дополнительные соглашения, продление, соглашение о расторжении и т.д., программно связаны, что позволяет, при необходимости, одним кликом просмотреть всю историю договора даже через 10 лет.

Процесс подготовки и проведения тендера также имеет множество стадий: написание служебной записки, резолюция генерального директора, подготовка приказа, согласование приказа, подписание, назначение дня тендера, подготовка протокола тендера, его согласование, подписание и все это так же отслеживает и контролирует отдел.

Стоит учесть, что административно-договорной отдел не имеет полномочий создавать договора (этим занимаются юристы, начальники отделов, специалисты), они могут приводить их в должный вид, таким образом, экономить время других работников.

Преимущества административно-договорного отдела в строительной организации:

1. Возрастает качество предварительной подготовки и обработки документов, как следствие, становится удобнее работать с информацией, за счет четкого структурирования.
2. Менеджеры проекта освобождаются от необходимости ведения документооборота, что позволяет им больше времени заниматься непосредственно управлением проектами, не тратя время на контроль согласования, подписания и т.д., т.о. повышая качество и оперативность управления строительным объектом.
3. Налаженная работа специализированного отдела помогает сократить время обработки информации.

Литература

1.      [Электронный ресурс]. Корпоративный документооборот // http://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/novosti_i_pressrelizi/stati_o_dokumentooborote/dokumentooborot_dlya_stroitelnih_kompanii.html (дата обращения 13.12.2014г.).
2.      Янковая В.Ф. [Электронный ресурс]. Делопроизводство с нуля// http://www.profiz.ru/sr/7_2010/deloproizvodstvo_s_nulia/ (дата обращения 13.12.2014г.).