Делопроизводство в строительной организации

Фиксирование, хранение и перемещение документов – это первоочередные функции канцелярии любого предприятия. Однако, если говорить о строительном предприятии, то такого ограниченного набора действий будет недостаточно для ведения документооборота и поддержания его в актуальном виде. Именно поэтому внедрение электронного документооборота для строительных предприятий играет такую важную роль в процессе управления и способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли.

Ведение делопроизводства в строительных организациях должно осуществляться в порядке, определяемым соответствующими нормативными документами Российской Федерации. Все делопроизводство в строительной организации должно вестись со строгим соблюдением порядка организации, установленным приказами, регламентами.

Документы строительных компаний (копии документов, чертежей, дополнительные соглашения к договорам, акты выполненных работа, взаиморасчеты, наряды, графики производства работ и т.д.) занимают целые помещения для хранения. Поэтому внедрение и использование электронного делопроизводства для строительных предприятий позволит систематизировать документы, а также сократить сроки предоставления документации и как следствие достигнуть максимально возможной эффективности и выгодности проекта строительства.

При этом можно выделить еще несколько преимуществ использования системы электронного документооборота для строительных предприятий:

- значительно быстрее происходит обмен информацией внутри организации, отпадает проблема задержек и несвоевременного информирования сотрудников об изменениях документации, отпадает риск использовать документы, которые утратили актуальность;

- происходит стандартизация работы с документами, контроль за ее исполнением также строится на единых правилах;

- информация становится более защищенной;

- становится удобнее работать с информацией, ведь она четко структурирована;

- упрощается сбор первоначальной информации, поскольку заполнение различных форм полностью стандартизировано;

- эффективность труда работников возрастает;

- создается единое информационное пространство, применяются единые средства и технологии для обмена информацией между структурными подразделениями организации;

- автоматизируются процессы подготовки и принятия управленческих и организационных решений;

- создается база для применения безбумажной технологии работы с необходимыми документами, сокращаются канцелярские расходы.

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.